Slet og arkiver data

Både når det kommer til referencer og CV’er, er det vigtigt at rydde op og holde orden. Det kan Nova hjælpe med.

Automatisk sletning af fratrådte medarbejdere

I forhold til GDPR er det centralt, at man får fjernet persondata, når medarbejdere stopper i virksomheden. Der foreligger ikke nogen officiel vurdering af, hvor længe data må gemmes, men det er god stil at få ryddet op.

Som standard i Nova bliver CV’er for fratrådte medarbejdere gemt i 12 måneder, hvorefter de bliver slettet. Ønsker man, at CV’er bliver gemt i kortere eller længere tid, er det en konfiguration, som jeres kontaktperson hos Orbit kan hjælpe med at ændre.

Under Brugeradministrationen kan man se planlagte sletninger af fratrådte medarbejdere.

Medarbejdere fratrædes ved at angive en fratrædelsesdato på Profilen.

Arkivering af referencer

I forhold til EU’s Udbudsdirektiv kan referencer typisk bruges i 3 eller 5 år (3 år for varer- og tjenesteydelser, 5 år for bygge- og anlægsprojekter), hvorefter de i de fleste tilfælde vil være forældede. Men i Nova fungerer referencerne også som datagrundlag for medarbejdernes projekterfaring i deres CV’er, og derfor slettes de ikke, da det ville give huller i medarbejdernes CV’er.

I stedet anbefales det, at man arkiverer sine referencer, når de er blevet for gamle.

Arkivering kan også bruges til projekter, som måske er for små, for uinteressante eller hvor mange blot har andre, bedre projektreferencer at trække på.

Arkiverede referencer kan fortsat fremsøges, ligesom man altid kan flytte referencer ud af arkivet igen, hvis der er særlige grunde til, at de bør anvendes igen.

** Indsæt video, hvor man arkiverer en reference, og dernæst fremsøger den ved at ændre filtret til også at vise arkiverede. **